3.1 Das Hauptmenü von gFM-Business

Auf dem Hauptmenü von gFM-Business werden nach dem ersten Start alle verfügbaren Programmteile angezeigt. Jeder Programmteil ist farblich gekennzeichnet – Masken in tieferen Ebenen besitzen die jeweils gleiche Farbe aufgehellt.

3.1.1 Einführungsvideo zum Hauptmenü in gFM-Business

3.1.2 Kunden und Kontakte (CRM)

In der linken Spalte des Hauptmenüs befinden sich alle verfügbaren Menüpunkte für die Kunden- und Kontaktdatenbank (Customer Relationship Management, CRM).

CRM und Kontaktmanagement

  • Kunden – Hauptmaske für die Verwaltung von Kunden und Kontakten. Enthält Registerschaltflächen für Details, Selektionen und Anfahrt mit Anbindung an Google Maps.
  • Adressen – Dient zur Erfassung beliebig vieler weiterer Adressen des aufgerufenen Kundendatensatzes mit Geotagging, Routenplanung und automatischer Erfassung von Entfernungen zwischen mehreren Orten.
  • Kontaktpersonen – Dient zur Verwaltung beliebig vieler Kontaktpersonen des aufgerufenen Kundendatensatzes. Enthält Registerschaltfläche für die Erfassung beliebig vieler Aktionen und Wiedervorlagen.
  • Dienstleistungen – Zeiterfassung für die Abrechnung von Dienstleistungen an den aufgerufenen Kundendatensatz.
  • Belege – Enthält eine Übersicht aller Belege des aufgerufenen Kundendatensatzes: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen. Sowie SEPA-Mandate und Banktransfers.
  • Ereignisse – Enthält alle Ereignisse von Datenbank- oder Feldänderungen im aufgerufenen Kundendatensatz in chronologischer Reihenfolge. Enthält  Registerschaltflächen für Druckaufträge und erzeugter Korrespondenz an den aufgerufenen Kundendatensatz
  • Statistik – Enthält kundenbezogene Statistiken als Monats-, Wochen- und Vorjahresstatistik.

Die Kundendatenbank enthält alle Kontakte und Adressen von Kunden, Lieferanten, Interessenten oder anderen Kontakten. Von diesem Programmteil aus können Kunden und Kontakte verwaltet werden, Adressen, Kontaktpersonen und  Aktionen erfasst und E-Mails, Briefe oder Telefaxe an Kunden oder andere Kontakte versendet werden. In der Registerschaltfläche Übersicht > Selektionen können bis zu vier unterschiedliche Wertelisten für jeweils beliebig viele frei definierbare Selektionen erfasst werden. Der Programmteil Dienstleistungen dient zur Erfassung von Arbeitszeiten, in denen Dienstleistungen für den aufgerufenen Kunden erbracht wurden. Der Programmteil Belege zeigt alle in der Fakturierung erfassten Belege für den aufgerufenen Kunden, jeweils getrennt nach der Art des Beleges aufgerufenen. Im Programmteil Ereignisse werden alle Änderungen von Daten in Bezug auf den Kundendatensatz in einer chronologischen Liste angezeigt.

Der Programmteil Wiedervorlagen ist der einzige, der keine kundenbezogenen Daten anzeigt, sondern eine Liste aller fälligen Wiedervorlagen, unabhängig vom aufgerufenen Kunden. In dieser Liste kann direkt per Mausklick in die Aktionsübersicht des jeweiligen Kunden gewechselt werden.

3.1.3 Korrespondenz

Alle Module der Dokumentverwaltung

Der Programmteil Korrespondenz enhält alle E-Mails, Briefe und Telefaxe, die bisher an Kunden oder Kontakte versendet wurden.  Im Programmteil Vorlagen können Dokumentvorlagen erstellt werden, die in der Kunden- und Kontaktverwaltung auf Knopfdruck versendet werden können.

Briefe und Telefaxe basieren auf Drucklayouts, die in der Datei gFM-Drucklayouts frei definiert werden können. Weitere Information zur Definition eigener Drucklayouts finden Sie in Kapitel 14. Im Programmteil Ereignisse werden alle Änderungen von Daten in Bezug auf den aufgerufenen Korrespondenz-Datensatz in einer chronologischen Liste angezeigt.

3.1.4 Fakturierung

Alle Module der Fakturierung in gFM-Business

Im Programm-Modul Fakturierung können Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen für beliebige Kontaktadressen aus dem Programmteil Kunden erzeugt werden. Es enthält für jede Belegart eine eigene Bildschirmmaske, in der alle Angaben, Beleg- und Lieferanschrift sowie beliebig viele Positionen zum jeweiligen Beleg gepflegt werden.

Jede Bildschirmmaske enthält die Registerschaltfläche Ereignisse, in der  alle Änderungen von Daten in Bezug auf den aufgerufenen Beleg-Datensatz in einer chronologischen Liste angezeigt werden.

3.1.5 Kassenbuch und Buchungen

Der Programmteil „Kassenbuch & Buchungen“ gehört zum Fakturierung-Modul und enthält alle Belegbuchungen, Bankbuchungen (Kontoauszüge), Lastschriften, SEPA-Transfers und eine SEPA-Mandatsverwaltung.

Im Kassenbuch befindet sich die Buchungsliste aller Buchungsbelege (Rechnungen und Gutschriften) aus dem Fakturierung-Modul. Alle Buchungen können als Text- oder DATEV-Format exportiert werden.

Unter Bankbuchungen finden sich Kontoauszüge beliebig vieler Bankkonten, die aus Banking-Programmen wie MacGiro, Bank X oder StarMoney importiert werden können. Wurden Kontoauszüge in gFM-Business importiert, können Zahlungen automatisch offenen Posten zugewiesen werden.

Im Programmteil Lastschriften können einmalige und wiederkehrende Lastschrifteinzüge verwaltet werden. Erfasste Lastschriften können an Banking-Programme wie  MacGiro, Bank X oder StarMoney exportiert werden.

Im Programmteil SEPA-Transfers können einmalige und wiederkehrende SEPA-Transfers verwaltet werden. Erfasste Lastschriften können als SEPA-XML-Format oder an Banking-Programme wie  MacGiro, Bank X oder StarMoney exportiert werden.

Unter SEPA-Mandate befindet sich die SEPA Mandatsverwaltung. Hier finden Sie alle SEPA-Mandate, die in gFM-Business erfasst wurden.

3.1.6 Artikelverwaltung

Alle Module der Artikelverwaltung in gFM-Business

Der Programmteil Artikel dient zur Verwaltung von materiellen und immateriellen Gütern, die zum Verkauf an Kunden bestimmt sind. Die Artikelverwaltung dient auch als Grundlage für Dienstleistungs-Artikel, die für die Zeiterfassung und Abrechnung von erbrachten Dienstleistungen verwendet werden können.

  • Die Maske für den Artikelstamm enthält die Registerschaltfläche Beschreibung, in der eine detaillierte Artikelbeschreibung, eine Kurzbeschreibung und Schlagworte erfasst werden können.
  • Im Programmteil Artikelattribute können unterschiedliche Konfigurationen eines Artikels erfasst werden.
  • In der Maske Lieferanten können für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten mit jeweils bis zu drei Rabattstaffeln erfasst werden.
  • Im Programmteil Artikelbestand kann der Bestand des Artikels gepflegt werden, wobei beliebig viele Bestände an beliebigen Standorten möglich sind.
  • Im Programmteil Ereignisse werden alle Änderungen von Daten in Bezug auf den aufgerufenen Artikel-Datensatz in einer chronologischen Liste angezeigt.

3.1.7 Unternehmen

Projektverwaltung, Inventar, Fahrtenbücher und Statistik

Im Programmteil [Unternehmen] stehen folgende Module zur Verfügung:

  • ProjekteProjektmanagement zur Erstellung und Verwaltung von beliebigen Projekten mit Anbindung an das CRM, Fakturierung und Zeiterfassung.
  • InventarInventarverwaltung zur Erfassung und Verwaltung des Betriebsinventars.
  • Fahrtenbücher – Erstellung und Verwaltung von Fahrtenbüchern für beliebig viele Fahrzeuge.
  • Statistik – Unternehmensbezogene Statistik als Jahresstatistik, Monatsstatistik und Wochenstatistik.

3.1.8 Einstellungen

Einstellungen, Vorgaben und Benutzerverwaltung

Im Programmteil Einstellungen kann gFM-Business individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

  • Ereignisprotokoll– Enthält alle Einträge des Ereignisprotokolls aller Programmteile. Während in anderen Programmteilen die Ereignisse jeweils bezogen auf den aufgerufenen Datensatz angezeigt werden, enthält das Ereignisprotokoll an dieser Stelle alle Programmweiten Ereignisse.
  • Firmenstamm– Erfassen Sie hier alle Stammdaten zur Firma wie Anschrift, Kommunikationswege, Bankverbindungen, rechtliche Angaben, Abteilungen, Adressarten, Firmenlogo oder Erlöskonten.
  • Bankverbindungen– Unter diesem Menüpunkt können Sie beliebig viele Bankverbindungen Ihres Unternehmens speichern.
  • Standorte– In diesem Programmteil können Sie Filialen und Standorte Ihres Unternehmens erfassen.
  • Datenimport/Datenexport – An dieser Stelle können Sie Daten in gFM-Business importieren oder aus gFM-Business exportieren.
  • Vorgaben– Texte und Pfade – Erfassen Sie hier Standardtexte für alle Belegarten aus der Fakturierung sowie den Systempfad und den Pfad für gespeicherte Aktionen.
  • Fakturierung– Vorgaben für Zahlungsarten, Nummernkreise, Buchungskonten, Erlöskonten, Umsatzsteuer, Standard-Währung und Statistiksätze.
  • Währungen– Valutakurse für die Fremdwährungen AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD und ZAR mit automatischer Aktualisierung über die Europäische Zentralbank.
  • Artikel– In dieser Einstellungsmaske können Produktkategorien, Produktoptionen und zugehörige Produktoptionswerte sowie Wertelisten für die Artikelverwaltung gepflegt werden.
  • Wertelisten– Individuelle Anpassung aller Wertelisten, die in gFM-Business verwendet werden.
  • Dialoge– Standard-Benutzervorgaben für Dialogboxen in gFM-Business.
  • Drucklayouts– In dieser Maske werden alle Drucklayouts angezeigt, die sich in der Datei gFM-Drucklayouts.fmp12 befinden. Jedes angezeigte Drucklayout kann einem Programmteil zugewiesen und bei Bedarf mit einer Funktion versehen werden. Für jedes Drucklayout kann außerdem ein Pfad angegeben werden, unter dem Ausdrucke, die auf dem jeweiligen Layout basieren, als PDF-Datei archiviert werden sollen.
  • Erscheinungsbild– In diesem Programmteil können Sie wählen, welches Erscheinungsbild  aufgerufen werden soll, wenn dem Benutzer kein Erscheinungsbild zugeordnet wurde. Standardmäßig stehen Benutzeroberflächen für Mac OS X, Windows und „Internetverbindung“ zur verfügung. Letztere kann bei langsamen Internetverbindungen genutzt werden, um die Geschwindigkeit der Software bei niedrigen Bandbreiten zu erhöhen.
    • Dieser Programmteil enthält das Register Schaltflächen, mit dem lösungsweit jeder Maske bis zu fünf frei definierbare Schaltflächen (Favoriten-Schaltflächen) zugewiesen werden können.
  • Benutzer– In der Benutzerverwaltung können beliebig viele Benutzer erfasst werden, die Zugriff zu gFM-Business erhalten sollen. Unter der Registerschaltfläche Allgemein werden der Kontoname, Name und Vorname, Abteilung, Grußkürzel, Kürzel, Durchwahl und bei Bedarf eine grafische Unterschrift verwaltet.
    • Die Registerschaltfläche Einstellungen enthält Angaben zur E-Mail-Adresse, dem Standard-Erscheinungsbild, Quickinfos, Telefonnummer, Pfad zum Arbeitsverzeichnis, Position des Hauptmenüs sowie eine E-Mail-Signatur für jeden Benutzer.
    • Unter der Registerschaltfläche Rechte/Hauptmenü kann für jeden Benutzer individuell eingestellt werden, welche Programmteile für ihn sichtbar sind und welche Programmteile im Hauptmenü sichtbar sind.
    • Im Register Schaltflächen können für jeden Benutzer lösungweit auf jeder Bildschirmmaske bis zu fünf benutzerdefinierte Schaltflächen für häufig genutzte Funktionen eingerichtet werden.

Nutzen Sie das Register Dialoge, um Standardwerte für Dialogboxen in gFM-Business zu definieren. Die Standardwerte können für jeden Benutzer separat definiert werden und basieren auf den Standardwerten, die unter Vorgaben > Dialoge erfasst wurden.