10.2 Faktura > Aufträge

10.2 Faktura > Aufträge

Unter Faktura > Aufträge befinden sich alle bisher erstellten Aufträge, und es können neue Aufträge erstellt werden. Der einfachste Weg, einen Auftrag für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neuer Auftrag, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Auftrag direkt im Programmteil Faktura > Aufträge erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Ein Auftrag kann auch auf Basis eines Angebots erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Angebote die Funktion Auftrag erzeugen aus.

10.2.1 Felder in Faktura > Aufträge

  • Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.)
  • Auftrags-Nr. (Eindeutige ID des Auftrags, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Fakturafür Auftragsnummern vorgegeben wurde)
  • Datum (Datum des Auftrags)
  • Kundennummer (Kundennummer des Auftraggebers)
  • Adressnummer (Adressnummer des Auftraggebers)
  • Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
  • Position: Lagerort (Lagerstandort der aktuellen Position)
  • Position: Serien-Nr. (Seriennummer(n) der aktuellen Position)
  • Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
  • Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
  • Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
  • Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
  • Position: Status (Status der aktuellen Position)
  • Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der der Auftrag bezahlt werden soll)
  • Druckstatus (Status, ob und wann die Auftragsbestätigung gedruckt wurde)
  • Angebot vom (Datum des Angebots, wenn der Auftrag auf Basis eines Angebots erstellt wurde)
  • Bemerkungen (Bemerkungen zum Auftrag, nur in der Datenbank sichtbar)
  • Anmerkungen (Bemerkungen auf der Auftragsbestätigung, auf dem Beleg sichtbar)
  • Zwischensumme (Zwischensumme des Auftrags, netto und brutto)
  • Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
  • Mehrwertsteuer (im Auftrag enthaltene Mehrwertsteuer)
  • Gesamtsumme (Gesamtsumme des Auftrags, netto und brutto)
  • Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

Faktura: Aufträge und Auftragsbestätigungen

10.2.2 Funktionen in Faktura > Aufträge

  • Neuer Auftrag – Mit dieser Funktion wird ein neuer Auftrags-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Auftragsnummer generiert.
  • Auftrag duplizieren – Dupliziert den aufgerufenen Auftrag inklusive aller Belegpositionen.
  • Auftrag drucken – Öffnet den Druckdialog, um eine Auftragsbestätigung für den aufgerufenen Auftrag auf einem Drucker auszugeben.
  • Per E-Mail senden – Öffnet den Druckdialog, um die Auftragsbestätigung des aufgerufenen Auftrags per E-Mail zu versenden.
  • Alle senden – Mit dieser Funktion können alle derzeit aufgerufenen Angebote per E-Mail gesendet werden. Datensätze, bei deren Empfänger keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden bei dieser Funktion übersprungen.
  • Lieferschein erzeugen – Mit dieser Funktion wird ein neuer Lieferschein auf Basis des aufgerufenen Auftrags erzeugt. Dabei werden alle im Auftrag befindlichen Daten und Positionen in den neuen Lieferschein übernommen.
  • Rechnung erzeugen – Mit dieser Funktion wird eine neue Rechnung auf Basis des aufgerufenen Auftrags erzeugt. Dabei werden alle im Auftrag befindlichen Daten und Positionen in die neue Rechnung übernommen.
  • Bestellung erzeugen – Mit dieser Funktion wird eine neue Bestellung auf Basis des aufgerufenen Auftrags erzeugt. Dabei werden alle im Auftrag befindlichen Daten und Positionen in die neue Bestellung übernommen.
  • Sammellieferschein – Mit dieser Funktion wird ein neuer Lieferschein auf Basis mehrerer Aufträge erstellt. Dabei werden alle in den ausgewählten Aufträgen befindlichen Daten und Positionen in den neuen Lieferschein übernommen. Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn der aufgerufene Auftrag noch nicht in einen Lieferschein umgewandelt wurde und es weitere offene Aufträge des entsprechenden Kontakts gibt, die noch nicht in einen Lieferschein umgewandelt wurden.
  • Sammelrechnung – Mit dieser Funktion wird eine neue Rechnung auf Basis mehrerer Aufträge erstellt. Dabei werden alle in den ausgewählten Aufträgen befindlichen Daten und Positionen in die neuen Rechnung übernommen. Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn der aufgerufene Auftrag noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde und es weitere offene Aufträge des entsprechenden Kontakts gibt, die noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurden.
  • Bestände ausbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand aller im Beleg enthaltenen Positionen aus, sofern in den Positionen ein Lagerort angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort] und [Seriennummer] grün gekennzeichnet.
  • Auftrag löschen – Löscht den aktuellen Auftrags-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank.
  • Bestellungsimport – Öffnet ein Dialogfenster für den Import von Bestellungen aus einem Gambio-GX2-basierten Onlineshop.

10.2.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Aufträge

  • Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
  • Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
  • < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
  • > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
  • Bestand ausbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand der gewählten Position aus, sofern ein Lagerort in der Position angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort] und [Seriennummer] grün gekennzeichnet.
  • Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.2.4 Faktura > Aufträge > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit dem aufgerufenen Auftrag in Verbindung stehen.

10.2.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen.

Faktura: Neue Auftragsposition

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels. Im Feld [Formel/Aufmaß] kann der Wert im Feld [Anzahl] automatisch berechnet werden.

Anzahl und Artikelauswahl

Tragen Sie dazu einfach die entsprechende Formel (z.B. 2*2+5) in das Feld [Formel/Aufmaß] ein. Zusätzliche Rabatte und Zuschläge können im Dialog für Positionsdetails eingetragen werden, sobald die Position erstellt wurde. Wurden für diesen Artikel oder die Artikelkategorie kundenbezogene Rabatte oder Zuschläge erfasst, werden diese bei der Erstellung einer Position automatisch berücksichtigt.

Durch Klick auf das grüne Feld [Artikel-Nr.] öffnet sich der Suchdialog für Artikel, um einen Artikel für die Position auszuwählen. Rechts daneben kann die Position als Alternativposition oder Textposition definiert werden. Verfügt der Artikel über eingetragene Artikelattribute (Produktvarianten), können diese für die neue Position ausgewählt werden. Etwaige Mehr- oder Minderpreise werden automatisch bei der Auswahl zum Verkaufpreis hinzuberechnet.

Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

Faktura: Dialog zur Artikelauswahl

Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

  • Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
  • Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.2.6 Bearbeiten von Preisen in Positionen

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

Faktura: Dialog für Positionsdetails

Positionsrabatt oder -Zuschlag hinzufügen

In die rot gefärbten Felder kann ein Rabatt als Prozent-, Netto- oder Bruttowert eingegeben werden, der für die entsprechende Belegposition gilt. Die grün gefärbten Felder können einen Zuschlag enthalten, der als Brutto-, Netto- oder Prozentwert eingegeben kann. Kundenbezogene Rabatte und Zuschläge werden bei der Erstellung der Position automatisch berücksichtigt.

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels.

Liefertermine bearbeiten

Für jede Belegposition kann ein Liefertermin in Form eines Wunschtermins und eines bestätigten Termins angegeben werden.

10.2.7 Anzeige der Gesamterlöse und Gewinnspanne

Durch Klick auf die Gesamtsumme eines Belegs öffnet sich ein Popoverfenster mit Informationen zu den Gesamterlösen und der Gewinnspanne des aufgerufenen Belegs. In diesem Popoverfenster kann außerdem ein Rabatt in Prozent oder als absoluter Betrag angegeben werden, der für den gesamten Beleg gilt. Für den Rabatt kann angegeben werden, für welchen Mehrwertsteuersatz der Rabatt gelten soll.

Faktura: Popover für Auftragssumme

10.2.8 Teilbelege mit allen Folgebelegen auf einen Blick

Das Popover-Fenster [Status/Folgebeleg]zeigt für jede Belegposition an, auf welchem Folgebeleg die Position zu finden ist. Der Folgebeleg kann dabei per Mausklick aufgerufen werden.

Das Popoverfenster für Folgebelege steht in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen zur Verfügung. Sofern für eine Position ein Folgebeleg erstellt wurde, wird die Schaltfläche [Status/Folgebeleg] rot markiert, um auf einen Blick erkennen zu können, welche Positionen eines Belegs bereits bearbeitet wurden.

10.2.9 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Faktura: Verbundene Belegnummern

10.2.10 Proforma-Rechnungen

Auftragsbestätigungen können auch als Proforma-Rechnung gedruckt werden. Rufen Sie dazu mit der Schaltfläche [Drucken] den Druckdialog auf und wählen Sie das Drucklayout „Proforma-Rechnung“ aus.

10.2.11 Bestellungen aus einem Onlineshop importieren

Für den Import von Bestellungen aus dem Onlineshop stehen im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung. Shopbestellungen können wahlweise als Auftrag oder als Rechnung zu gFM-Business übertragen werden. Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Faktura: Daten aus Onlineshop importieren

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierten Bestellungen zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Bestellungen. Im neuen Fenster werden alle Artikel angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Faktura: Bestellungen aus Onlineshop importieren

Bereits importierte Bestellungen werden im Importfenster entsprechend farblich hinterlegt, und die Auftrag-ID und/oder Rechnung-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf eine Auftrags- und Rechnungs-ID kann ein bereits bestehender Beleg direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Import als Auftrag] werden alle ausgewählten Shopbestellungen als Auftrag in gFM-Business importiert. Mit der Schaltfläche [Import als Rechnung] werden die ausgewählten Shopbestellungen als Rechnung in gFM-Business importiert. Wurde in den Einstellungen für diesen Onlineshop der Status „Bezahlt“ voreingestellt, wird automatisch eine Zahlung in die Rechnung eingetragen, wenn der Status der Bestellung mit dem eingestellten Status „Bezahlt“ übereinstimmt.

Beim Import von Bestellungen aus Gambio-GX3-basierten Onlineshops werden evtl. bestehende Artikeloptionen bzw. Artikelattribute als Text in die Artikelbeschreibung eingefügt. Shopware fügt Artikelvarianten beim Import als Text in die Artikelbezeichnung ein.