10.3 Faktura > Lieferscheine

10.3 Faktura > Lieferscheine

Unter Faktura > Lieferscheine befinden sich alle bisher erstellten Lieferscheine, und es können neue Lieferscheine erstellt werden. Der einfachste Weg, einen Lieferschein für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neuer Lieferschein, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Lieferschein direkt im Programmteil Faktura > Lieferscheine erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Ein Lieferschein kann auch auf Basis einer bestehenden Rechnung erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Rechnungen die Funktion Rechnung erzeugen aus.

10.3.1 Felder in Faktura > Lieferscheine

• Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
• Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
• Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
• Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.)
• Lieferschein-Nr. (Eindeutige ID des Lieferscheins, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Lieferschein-Nummern vorgegeben wurde)
• Datum (Datum des Lieferscheins)
• Kundennummer (Kundennummer des Empfängers)
• Adressnummer (Adressnummer des Empfängers)
• Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
• Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
• Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
• Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
• Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
• Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
• Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
• Position: Lagerort (Lagerstandort der aktuellen Position)
• Position: Serien-Nr. (Seriennummer(n) der aktuellen Position)
• Position: Status (Status der aktuellen Position)
• Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
• Zahlungsart (Zahlungsart, nach der der Auftrag bezahlt werden soll)
• Druckstatus (Status, ob und wann der Lieferschein gedruckt wurde)
• Auftrag vom (Datum des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde)
• Auftrags-Nr. (Nummer des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde)
• Rechnung vom (Datum des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde)
• Rechnung-Nr. (Nummer des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde)
• Bemerkungen (Bemerkungen zum Auftrag, nur in der Datenbank sichtbar)
• Kopfzeile (Kopfzeile auf dem Lieferschein, auf dem Beleg sichtbar)
• Fusszeile (Fusszeile auf der Rechnung, auf dem Beleg sichtbar)
• Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

10.3.2 Funktionen in Faktura > Lieferscheine

• Neuer Lieferschein – Mit dieser Funktion wird ein neuer Lieferschein-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Lieferschein-Nr. generiert.
• Lieferschein duplizieren – Dupliziert den aufgerufenen Lieferschein inklusive aller Belegpositionen.
• Lieferschein drucken – Öffnet den Druckdialog, um den aufgerufenen Lieferschein auf einem Drucker auszugeben.
• Per E-Mail senden – Sendet den aufgerufenen Lieferschein per E-Mail. Dabei kann im folgenden Dialog eine E-Mail-Adresse für den Empfänger und optional für eine Kopie angegeben werden.
• Alle senden – Sendet alle aufgerufenen Lieferscheine per E-Mail. Sollte in einer Beleganschrift keine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, wird der entsprechende Datensatz übersprungen.
• Rechnung erzeugen – Mit dieser Funktion wird eine neue Rechnung auf Basis des aufgerufenen Lieferscheins erzeugt. Dabei werden alle im Lieferschein befindlichen Daten und Positionen in die neue Rechnung übernommen.
• Sammelrechnung – Mit dieser Funktion wird eine neue Rechnung auf Basis mehrerer Lieferscheine erstellt. Dabei werden alle in den ausgewählten Lieferscheinen befindlichen Daten und Positionen in die neuen Rechnung übernommen. Diese Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn der aufgerufene Lieferschein noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde und es weitere offene Lieferscheine des entsprechenden Kontakts gibt, die noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurden.
• Bestände ausbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand aller im Beleg enthaltenen Positionen aus, sofern in den Positionen ein Lagerort angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort] und [Seriennummer] grün gekennzeichnet.
• Daten exportieren – Öffnet den Dialog für den Export von Lieferscheinen in vielen Zielformaten für freie Exporte oder Logistikdienstleister.
• Lieferschein löschen – Löscht den aktuellen Lieferschein-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank.

10.3.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Lieferscheine

• Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
• Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
• < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
• > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
• Bestand ausbuchen – Diese Funktion bucht den Warenbestand der gewählten Position aus, sofern ein Lagerort in der Position angegeben wurde. Nach erfolgreichem Ausbuchen werden die Felder [Lagerort] und [Seriennummer] grün gekennzeichnet.
• Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
• Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.3.4 Faktura > Lieferscheine > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit dem aufgerufenen Lieferschein in Verbindung stehen.

10.3.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen.

Anzahl und Artikelauswahl

Tragen Sie dazu einfach die entsprechende Formel (z.B. 2*2+5) in das Feld [Formel/Aufmaß] ein. Zusätzliche Rabatte und Zuschläge können im Dialog für Positionsdetails eingetragen werden, sobald die Position erstellt wurde. Wurden für diesen Artikel oder die Artikelkategorie kundenbezogene Rabatte oder Zuschläge erfasst, werden diese bei der Erstellung einer Position automatisch berücksichtigt.

Durch Klick auf das grüne Feld [Artikel-Nr.] öffnet sich der Suchdialog für Artikel, um einen Artikel für die Position auszuwählen. Rechts daneben kann die Position als Alternativposition oder Textposition definiert werden. Verfügt der Artikel über eingetragene Artikelattribute (Produktvarianten), können diese für die neue Position ausgewählt werden. Etwaige Mehr- oder Minderpreise werden automatisch bei der Auswahl zum Verkaufpreis hinzuberechnet.

Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

• Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
• Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.3.6 Bearbeiten von Positionsdetails

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

10.3.5 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.