10.8 Faktura > Anfragen

10.8 Faktura > Anfragen

Unter Faktura > Anfragen befinden sich alle bisher erstellten Anfragen für den Einkauf bei Lieferanten, und es können neue Anfragen erstellt werden.  Wird eine Bestellung direkt im Programmteil Faktura > Bestellungen erstellt, kann der gewünschte Lieferant im Feld Lieferant-ID ausgewählt werden; für die Lieferanschrift kann optional auch eine andere Lieferanten-Nr. verwendet werden. Eine Anfrage kann auch auf Basis eines Angebots oder eines Auftrags erstellt werden. Wählen Sie hierfür die Funktion Anfrage erzeugen aus.

 

Faktura: Anfragen

10.8.1 Felder in Faktura > Anfragen

  • Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift)
  • Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift)
  • Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift)
  • Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Lieferanten und für die Lieferanschrift.)
  • Anfrage-ID (Eindeutige ID der Anfrage, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Anfragenummern vorgegeben wurde)
  • Datum (Datum der Anfrage)
  • Lieferant-ID (Kundennummer des Lieferanten)
  • Besteller-ID (Kundennummer des Bestellers für Lieferanschrift, kann identisch zur Lieferant-ID oder leer sein)
  • Adressnummer (Adressnummer des Lieferanten)
  • Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
  • Position: Lagerort (Lagerstandort der aktuellen Position)
  • Position: Buchungsmenge (Anzahl der im Lager gebuchten Positionen)
  • Position: Buchungsdatum (Datum der Lagerbuchung)
  • Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
  • Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
  • Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
  • Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
  • Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
  • Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
  • Position: Status (Status der aktuellen Position)
  • Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der die Anfrage bezahlt werden soll)
  • Druckstatus (Status, ob und wann die Anfrage gedruckt wurde)
  • Bemerkungen (Bemerkungen zur Anfrage, nur in der Datenbank sichtbar)
  • Kopfzeile (Kopfzeile auf der Anfrage, auf dem Beleg sichtbar)
  • Fusszeile (Fusszeile auf der Anfrage, auf dem Beleg sichtbar)
  • Zwischensumme (Zwischensumme der Anfrage, netto und brutto)
  • Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
  • Mehrwertsteuer (in der Anfrage enthaltene Mehrwertsteuer)
  • Gesamtsumme (Gesamtsumme der Anfrage, netto und brutto)
  • Register [+]: Freifelder (Bis zu 20 frei definierbare Felder pro Beleg)

10.8.2 Funktionen in Faktura > Anfragen

  • Neue Anfrage – Mit dieser Funktion wird ein neuer Anfrage-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Anfrage-ID generiert.
  • Anfrage duplizieren – Dupliziert die aufgerufene Anfrage inklusive aller Belegpositionen.
  • Anfrage drucken – Öffnet den Druckdialog, um eine Anfrage auf einem Drucker auszugeben.
  • Per E-Mail senden – Öffnet den Druckdialog, um die aufgerufene Anfrage per E-Mail zu versenden.
  • Alle senden – Mit dieser Funktion können alle derzeit aufgerufenen Anfragen per E-Mail gesendet werden. Datensätze, bei deren Empfänger keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden bei dieser Funktion übersprungen.
  • Anfrage löschen – Löscht den aktuellen Anfrage-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank.

10.8.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura >Anfragen

  • Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
  • Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
  • < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
  • > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
  • Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
  • Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.8.4 Faktura > Anfragen > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit der aufgerufenen Bestellung in Verbindung stehen.

10.8.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen. Bei Anfragen und Bestellungen wird in diesem Feld jeweils die Artikelnummer des Lieferanten (Artikelstamm: “Artikel-Nr. Lieferant”) angezeigt.

Faktura: Neue Auftragsposition

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels. Im Feld [Formel/Aufmaß] kann der Wert im Feld [Anzahl] automatisch berechnet werden.

Anzahl und Artikelauswahl

Tragen Sie dazu einfach die entsprechende Formel (z.B. 2*2+5) in das Feld [Formel/Aufmaß] ein. Zusätzliche Rabatte und Zuschläge können im Dialog für Positionsdetails eingetragen werden, sobald die Position erstellt wurde. Wurden für diesen Artikel oder die Artikelkategorie kundenbezogene Rabatte oder Zuschläge erfasst, werden diese bei der Erstellung einer Position automatisch berücksichtigt.

Durch Klick auf das grüne Feld [Artikel-Nr.] öffnet sich der Suchdialog für Artikel, um einen Artikel für die Position auszuwählen. Rechts daneben kann die Position als Alternativposition oder Textposition definiert werden. Verfügt der Artikel über eingetragene Artikelattribute (Produktvarianten), können diese für die neue Position ausgewählt werden. Etwaige Mehr- oder Minderpreise werden automatisch bei der Auswahl zum Verkaufpreis hinzuberechnet.

Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

Faktura: Dialog zur Artikelauswahl

Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

  • Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
  • Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.8.6 Bearbeiten von Preisen in Positionen

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

Faktura: Dialog für Positionsdetails

Positionsrabatt oder -Zuschlag hinzufügen

In die rot gefärbten Felder kann ein Rabatt als Prozent-, Netto- oder Bruttowert eingegeben werden, der für die entsprechende Belegposition gilt. Die grün gefärbten Felder können einen Zuschlag enthalten, der als Brutto-, Netto- oder Prozentwert eingegeben kann. Kundenbezogene Rabatte und Zuschläge werden bei der Erstellung der Position automatisch berücksichtigt.

10.8.7 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.

Faktura: Verbundene Belegnummern