10.7 Faktura > Mahnungen

10.7 Faktura > Mahnungen

Unter Faktura > Mahnungen befinden sich alle bisher erstellten Mahnungen, und es können neue Mahnungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Mahnung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Mahnung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Gutschrift direkt im Programmteil Faktura > Mahnungen erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Mahnung kann auch auf Basis einer bestehenden Rechnung erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Rechnungen die Funktion Mahnung erzeugen aus.

10.7.1 Felder in Faktura > Mahnungen

• Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
• Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
• Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift)
• Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.)
• Mahnung-Nr. (Eindeutige ID der Mahnung, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Fakturafür Mahnungsnummern vorgegeben wurde)
• Datum (Datum der Mahnung)
• Kundennummer (Kundennummer des Empfängers der Mahnung)
• Adressnummer (Adressnummer des Empfängers der Mahnung)
• Position: Nr. (Laufende Nummer der Position zur Sortierung innerhalb des Belegs)
• Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position)
• Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position)
• Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position)
• Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position)
• Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position)
• Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position)
• Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position)
• Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position)
• Position: Status (Status der Position)
• Zahlungsart (Zahlungsart, mit der die Mahnung erstattet werden soll)
• Ursprungsrechnung (optional – Rechnung, auf der die Mahnung ursprünglich basiert)
• Fällig am (Fälligkeitsdatum der Mahnung)
• Mahnstufe (zeigt an, wieviele Mahnungen bereits versendet wurden)
• Stufe 1 fällig am (Fälligkeitsdatum der ersten Mahnstufe)
• Mahnstufe 2 (Fälligkeitsdatum der zweiten Mahnstufe)
• Bemerkungen (Bemerkungen zur Mahnung, nur in der Datenbank sichtbar)
• Anmerkungen (Bemerkungen auf der Mahnung, auf dem Beleg sichtbar)
• Belegstatus (Status der Mahnung – Gedruckt, Abgabe an Inkassoinstitut, gerichtliches Mahnverfahren oder bezahlt)
• Zwischensumme (Zwischensumme der Mahnung, netto und brutto)
• Rabatt MwSt. (Mehrwertsteuersatz, auf den ein etwaiger Rabatt gebucht werden soll)
• Rabatt Prozent (Optional eingeräumter Rabatt in Prozent)
• Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto)
• Mehrwertsteuer (im der Mahnung  enthaltene Mehrwertsteuer)
• Gesamtsumme (Gesamtsumme der Mahnung, netto und brutto)

10.7.2 Funktionen in Faktura > Mahnungen

• Neue Mahnung – Mit dieser Funktion wird ein neuer Mahnungs-Datensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Mahnung-Nr. generiert.
• Mahnung duplizieren – Dupliziert die aufgerufene Mahnung inklusive aller Belegpositionen.
• > Mahnstufe 2 – Mit dieser Funktion kann die Mahnung in Mahnstufe 2 übertragen werden. Der Belegstatus wird entsprechend geändert.
• > Inkasso – Mit dieser Funktion kann die Mahnung an ein Inkassoinstitut übergeben werden. Der Belegstatus wird entsprechend geändert.
• > Gerichtlich – Mit dieser Funktion kann die Mahnung an ein gerichtliches Mahnverfahren übertragen werden. Der Belegstatus wird entsprechend geändert.
• Mahnung drucken – Öffnet den Druckdialog, um die aufgerufene Mahnung auf einem Drucker auszugeben.
• Per E-Mail senden – Sendet die aufgerufene Mahnung per E-Mail. Im folgenden Dialog kann eine E-Mail-Adresse und optional eine Adresse für eine Kopie angegeben werden.
• Alle senden – Sendet alle aufgerufenen Mahnungen per E-Mail. Mahnungen, deren Belegadresse nicht über eine eingetragene E-Mail-Adresse verfügt, werden übersprungen.
• Mahnung löschen – Mit diesem Befehl wird die aufgerufene Mahnung aus der Datenbank gelöscht.

10.7.3 Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Mahnungen

• Neue Position – Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen.
• Position duplizieren – Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird.
• < Position zurück – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position zurück.
• > Position vor – Sortiert die ausgewählte Position im Beleg um eine Position vor.
• Position löschen – Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank.
• Markierte löschen – Entfernt alle markierten Positionen aus dem aufgerufenen Beleg.

10.7.4 Faktura > Mahnungen > Ereignisse

Wenn die Aufzeichnung von Ereignissen in den Einstellungen aktiviert wurde, werden unter der Registerschaltfläche Ereignisse alle vorgenommen Feldänderungen oder Vorgänge angezeigt, die mit der aufgerufenen Gutschrift in Verbindung stehen.

10.7.5 Erfassen neuer Belegpositionen

Erfassen Sie neue Belegpositionen, indem Sie am rechten oberen Rand der Positionsliste auf die Schaltfläche [+] klicken, woraufhin sich ein Popover-Dialog zur Erfassung neuer Belegpositionen öffnet. Für die Anzahl der einzufügenden Artikel kann unter [Einstellungen > Benutzer > Dialoge] für jeden Benutzer separat ein Standardwert vorgegeben werden. Wenn Sie nur wenige Artikel in Ihrem Artikelstamm gespeichert haben, können Sie nun im Einblendmenü des Feldes [Artikel-Nr.] den gewünschten Artikel auswählen.

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels. Im Feld [Formel/Aufmaß] kann der Wert im Feld [Anzahl] automatisch berechnet werden.

Anzahl und Artikelauswahl

Tragen Sie dazu einfach die entsprechende Formel (z.B. 2*2+5) in das Feld [Formel/Aufmaß] ein. Zusätzliche Rabatte und Zuschläge können im Dialog für Positionsdetails eingetragen werden, sobald die Position erstellt wurde. Wurden für diesen Artikel oder die Artikelkategorie kundenbezogene Rabatte oder Zuschläge erfasst, werden diese bei der Erstellung einer Position automatisch berücksichtigt.

Durch Klick auf das grüne Feld [Artikel-Nr.] öffnet sich der Suchdialog für Artikel, um einen Artikel für die Position auszuwählen. Rechts daneben kann die Position als Alternativposition oder Textposition definiert werden. Verfügt der Artikel über eingetragene Artikelattribute (Produktvarianten), können diese für die neue Position ausgewählt werden. Etwaige Mehr- oder Minderpreise werden automatisch bei der Auswahl zum Verkaufpreis hinzuberechnet.

Klicken Sie auf das Symbol [>] vor der Artikelnummer, um ein weiteres Fenster zu öffnen, in dem Ihnen eine Volltextsuche für alle gespeicherten Artikel zur Verfügung steht.

Geben Sie im Feld [Suchbegriff] einen beliebigen (Teil-) Begriff ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern. Im Feld [Sortieren] können Sie eine Sortierfolge für die angezeigte Liste auswählen. Wenn mehrere Artikel ausgewählt wurden, werden alle Positionen in der Reihenfolge Ihrer gewählten Sortierfolge in den Beleg übertragen.

• Um einen einzelnen Artikel in den Beleg einzufügen, klicken Sie einfach den gewünschten Artikel an. Daraufhin wird das Suchfenster geschlossen, und der ausgewählte Artikel wird in den Dialog zum Hinzufügen neuer Belegpositionen eingefügt.
• Um mehrere Artikel gleichzeitig in den Beleg einzufügen, tragen Sie vor dem Artikel die gewünschte Anzahl ein. Nach Klick auf die Schaltfläche [Auswahl hinzufügen] werden alle entsprechenden Artikel automatisch in den Beleg eingefügt.

Freie Textpositionen

In alle Belege können in gFM-Business Light und Professional ab sofort freie Textpositionen eingefügt werden. Wird beim Hinzufügen einer neuen Belegposition die Option [Textposition] ausgewählt, enthält der Positions-Dialog nur noch ein Feld zur Auswahl eines Textartikels sowie ein Textfeld zur Eingabe eines freien Textes.

Textpositionen verhalten sich in Belegen genauso wie normale Positionen und können auf dem Beleg nach oben oder unten verschoben werden. Auf diese Weise können Belegpositionen beispielsweise in Bereiche eingeteilt und diese Bereiche jeweils mit einer Textposition beschrieben werden. Textpositionen werden beim Umwandeln in eine andere Belegart, wie normale Positionen, automatisch in den neuen Beleg übernommen.

10.7.6 Bearbeiten von Preisen in Positionen

Durch Klick auf einen Einzel- oder Gesamtpreis einer Position wird ein Popover-Dialog geöffnet, in dem der Einzelpreis netto oder brutto bearbeitet werden kann. Der Popover-Dialog steht mit allen Feldern auch im Suchenmodus zur Verfügung, um Belege nach diesen Kriterien zu selektieren.

Positionsrabatt oder -Zuschlag hinzufügen

In die rot gefärbten Felder kann ein Rabatt als Prozent-, Netto- oder Bruttowert eingegeben werden, der für die entsprechende Belegposition gilt. Die grün gefärbten Felder können einen Zuschlag enthalten, der als Brutto-, Netto- oder Prozentwert eingegeben kann. Kundenbezogene Rabatte und Zuschläge werden bei der Erstellung der Position automatisch berücksichtigt.

Einkaufspreis bearbeiten

Wenn Sie im Dialog zum Hinzufügen neuer Artikelpositionen den Einkaufspreis des Artikels bearbeiten, wird diese Änderung im Artikelstamm wirksam und gilt somit für alle zukünftigen Positionen dieses Artikels.

Liefertermine bearbeiten

Für jede Belegposition kann ein Liefertermin in Form eines Wunschtermins und eines bestätigten Termins angegeben werden.

10.7.7 Anzeige der Gesamterlöse und Gewinnspanne

Durch Klick auf die Gesamtsumme eines Belegs öffnet sich ein Popoverfenster mit Informationen zu den Gesamterlösen und der Gewinnspanne des aufgerufenen Belegs. In diesem Popoverfenster kann außerdem ein Rabatt in Prozent oder als absoluter Betrag angegeben werden, der für den gesamten Beleg gilt. Für den Rabatt kann angegeben werden, für welchen Mehrwertsteuersatz der Rabatt gelten soll.

10.7.8 Teilbelege mit allen Folgebelegen auf einen Blick

Das Popover-Fenster [Status/Folgebeleg]zeigt für jede Belegposition an, auf welchem Folgebeleg die Position zu finden ist. Der Folgebeleg kann dabei per Mausklick aufgerufen werden.

Das Popoverfenster für Folgebelege steht in Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen zur Verfügung. Sofern für eine Position ein Folgebeleg erstellt wurde, wird die Schaltfläche [Status/Folgebeleg] rot markiert, um auf einen Blick erkennen zu können, welche Positionen eines Belegs bereits bearbeitet wurden.

10.7.9 Alle verbundenen Belege in der Belegverlaufsleiste

Die Titelzeile der Belegverlaufsleiste enthält ab sofort ebenfalls ein Popover-Fenster, in dem alle zugehörigen Belege des aufgerufenen Belegs angezeigt werden und per Mausklick aufgerufen werden können. Wenn es zu einem Beleg mehrere gleiche Folgebelege gibt, wird der entsprechende Titel fett und in roter Schrift markiert.