Chargenverwaltung

Eine Chargenverwaltung dient zur artikelbezogenen Speicherung von Warenlieferungen, um die Lieferung und ggf. das Verfallsdatum eines Artikels bis zur Belegposition nachverfolgen zu können. Eine Charge wird dabei mit einer eindeutigen Nummer (LOT-Nr.) gekennzeichnet und kann beliebig viele Artikelpositionen enthalten. Für Unternehmen der Medizintechnik ist die Rückverfolgbarkeit aller Waren von der Anwendung beim Patienten bis zurück zum Rohmaterial eine essentielle Forderung der ISO 13485:2016. Somit müssen alle eingekauften Materialien und Produkte immer durch die jeweilige Chargennummer gekennzeichnet sein und diese im Falle von Produktrückrufen oder Recherchen rückverfolgt werden.

Anforderungen an eine Chargenverwaltung

  • Bestellung: Eine Bestellung erfolgt ohne weitere Anforderungen an Chargen oder Verfallsdatum
  • Wareneingang: Bei Lieferung der Bestellung und Einbuchen der Ware wird zusätzlich die Chargennummer (LOT-Nr.) und optional das Verfallsdatum angegeben werden. Dafür kann eine neue Charge erstellt oder eine vorhandene Charge verwendet werden.
  • Lagerbestand: Bei Lagerbuchungen wird grundsätzlich die Chargen-Nr. (LOT-Nr.) und das Verfallsdatum berücksichtigt.
  • Auftragserstellung: Bei Aufträgen wird eine Lieferung aus möglichst wenig Chargen zusammengestellt, idealerweise eine Charge pro Artikel. Bei Verwendung mehrerer Chargen gilt das Prinzip „First in First out“, wobei die älteste Ware bevorzugt eingetragen wird.
  • Lieferschein: Auf einem Lieferschein wird für jede Artikelposition die Chargen-Nr. genannt.
  • Rechnung: Auf einer Rechnung wird für jede Artikelposition die Chargen-Nr. genannt.

Rückverfolgung und Recherche

Für die Rückverfolgbarkeit ist eine Recherchefunktion vorhanden, die auflistet, wann welche Charge wo eingekauft und geliefert und wohin welche Charge in welchen Mengen ausgeliefert wurde. Optional kann für die Chargennummern ein eigener, interner Nummernkreis erstellt werden oder es werden die Chargennummern des Lieferanten weiterverwendet. Bei Verwendung eines eigenen Nummernkreises muß ein Bezug zur Chargennummer des Lieferanten herstellbar sein, um die oben genannte Recherche zu gewährleisten.

Chargenverwaltung in der gFM-Business ERP-Software

gFM-Business enthält seit Version 3.6 eine integrierte Chargenverwaltung, die alle oben genannten Kriterien erfüllt. gFM-Business unterstützt die Verwaltung beliebig vieler Chargen, die beliebig viele Artikel enthalten können. Chargen verfügen über einen eigenen Nummernkreis, der automatisch gezählt wird und in den Einstellungen unter [Vorgaben] definiert werden kann. Für Chargennummern können automatisch folgende Barcodes erzeugt werden: CODE11, CODE39, CODE128, DataMatrix, EXCODE39, PDF417, PHARMA, PZN, QRCODE, UPCA, UPCE.

Chargenstamm und Chargenbuchungen

Unter dem Menüpunkt [Artikel > Chargen] kann die Chargenverwaltung aufgerufen werden. Auf der Maske werden im oberen Bereich alle Stammdaten einer Charge angezeigt:

  • Chargen-Nr. (LOT)
  • Chargen-Bezeichnung
  • Datum WE (Datum Wareneingang)
  • Uhrzeit WE (Uhrzeit Wareneingang)
  • Verfallsdatum (Voreinstellung der Charge, wird beim Buchen in Belegposition übernommen, wenn gefüllt)
  • Lieferant
  • Chargen-Nr. des Lieferanten
  • Name des Spediteurs
  • Bemerkungen (Freitext)
  • Barcode (Barcode-Typ in Einstellungen definierbar)

Chargenverwaltung unter [Artikel - Chargen]

Mehr Informationen zur Chargenverwaltung in der gFM-Business 3.6 ERP-Software

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Über den Autor

Markus Schall
Entwicklung von FileMaker-Datenbanken seit 1994, Modifikation und Erweiterung von FileMaker-Lösungen, Konvertierung von FileMaker-Datenbanken von .fm, .fp3, .fp5 (FileMaker 2-6) oder .fp7 (FileMaker 7-11) zu .fmp12 (FileMaker 12-16), Schnittstellen zu Drittsystemen wie Onlineshops, CMS oder andere Datenbanken. Entwicklung individueller FileMaker-Datenbanksysteme auf Basis des gFM-Business-Frameworks mit persönlicher Beratung aus Oldenburg. Betreiber des Online-Fachportals goFileMaker.de, Entwickler des CRM- und Warenwirtschaftssystems gFM-Business. Mitglied in der FileMaker Business Alliance, FileMaker Developers Subscription und FMM Experte. Gewinner eines FMM Award 2011, vergeben durch das FileMaker Magazin.