Onlineshop-Schnittstellen in der gFM-Business ERP-Software

Alle Versionen von gFM-Business 4.0 verfügen über eine neue Schnittstelle zu Onlineshop-Systemen, mit der Kunden, Bestellungen und Artikel per Mausklick aus dem Onlineshop in die ERP-Software übertragen werden können. Der Import erfolgt dabei über moderne REST-API-Schnittstellen und steht ab sofort für Shopware-5-, Gambio-GX3- und WooCommerce-Onlineshops zur Verfügung. gFM-Business free und Basic unterstützen die Verbindung zu einem Onlineshop. In gFM-Business Light und Professional ist die neue Onlineshop-Schnittstelle Multishop-fähig und unterstützt die Übertragung von Daten aus beliebig vielen Onlineshops, auch in gemischten Umgebungen. Importieren Sie Kunden und Bestellungen per Mausklick wahlweise als Auftrag oder als Rechnung. Halten Sie Ihre Lagerbestände in allen Onlineshops automatisch synchron mit den in gFM-Business gespeicherten Lagerbeständen.

Einrichtung neuer Onlineshops

Um in gFM-Business 4.0 eine neue Schnittstelle für einen Onlineshop einzurichten, navigieren Sie im Hauptmenü oder in der internen Navigation auf die Maske [Einstellungen > Onlineshops].

gFM-Business 4.0 unterstützt die Verwendung beliebig vieler Onlineshops der folgenden Systeme:

• Gambio GX3 (API v2.1.0)
• Shopware (Shopware 5.x REST API)
• WooCommerce für WordPress (API v3)

Neuen Onlineshop erfassen

Um einen Onlineshop mit der gFM-Business ERP-Software zu verbinden, klicken Sie rechts über der Liste eingerichteter und verfügbarer Onlineshops auf das Hinzufügen-Symbol [+]. Zwischen verschiedenen Onlineshops wechseln Sie einfach per Mausklick auf die entsprechende Zeile. In gFM-Business free und Basic können Sie direkt mit der Einrichtung Ihres Onlineshops beginnen. Wählen Sie dazu einfach den gewünschten Shoptypen aus und erfassen die entsprechenden Serverdaten, wie im folgenden beschrieben.

Tragen Sie folgende Daten in den Popover-Dialog ein:

• Fremdsystem: Eindeutiger Name des Fremdsystem, frei wählbar
• Shop-Typ: Auswahl des Shopsystems (Gambio GX3, Shopware oder WooCommerce)
• API-URL: URL zur RESTful-API Ihres Onlineshops. Die URL muß die Domain Ihres Onlineshops sowie die Endung für die REST-API beinhalten.
  • Gambio GX3: http://www.ihrshop.de/api.php/v2
  • Shopware: http://www.ihrshop.de/api
  • WooCommerce: http://ihrshop.de/wc-api/v3
• Consumer-Key: Login mit Rechten auf die RESTful-API. Hinweise zur ggf. notwendigen Einrichtung eines solchen Benutzers finden Sie in der Dokumentation Ihres Onlineshops.
• Consumer-Secret: Passwort zum Login

Alle Daten können Sie aus dem Backend Ihres Shopsystems entnehmen. Bitte berücksichtigen Sie, dass die REST-API in Ihrem Onlineshop aktiviert sein muß. Der Benutzer, der im Feld [Consumer-Key] angegeben wurde, muss über Lese- und Schreibrechte für die REST-API Ihres Onlineshops verfügen.

Nach Bestätigung des Dialogs mit der Schaltfläche [Neu] wird eine neue Schnittstelle zu Ihrem Onlineshop angelegt und dabei automatisch alle Standardwerte für Ihren Onlineshop eingetragen. Alle Werte können Sie bei Bedarf an Ihre Anforderungen anpassen.

• Startobjekt: Objektname der übergebenen JSON-Datei, jeweils separat für Artikel, Kunden und Bestellungen. Diese Werte werden bei der Erstellung automatisch eingetragen und müssen i.d.R. nicht verändert werden.
• Endpunkt/Parameter: Endpunkt und optionaler Parameter zur Steuerung der Schnittstelle, jeweils separat für Artikel, Kunden und Bestellungen. Diese Werte werden bei der Erstellung automatisch eingetragen und müssen i.d.R. nicht verändert werden.

Import-Einstellungen

Für den Datenimport über die Onlineshop-Schittstellen können für jeden eingerichteten Onlineshop separate Einstellungen vorgenommen werden:

• Importmethode: Für die Übertragung von Kunden, Bestellungen und Artikeldaten stehen in gFM-Business zwei verschiedene Importmethoden zur Verfügung. Bei der Option [Auswahl importieren] wird jeweils vor dem Import ein Auswahlfenster angezeigt, das vor dem Import alle im Onlineshop verfügbaren Kunden, Bestellungen und Artikel anzeigt. Der Benutzer kann daraufhin auswählen, welche Datensätze in gFM-Business importiert werden sollen. Bei der Option [Automatisch importieren] werden automatisch alle seit dem letzten Import neuen Kunden, Bestellungen oder Artikel importiert. Bitte berücksichtigen Sie, daß beim automatischen Import ggf. auch Fake-, Test- oder Spam-Bestellungen importiert werden.
• Kundenart: Legen Sie hier fest, welche Kundenart den aus dem Onlineshop importierten Datensätzen zugewiesen werden soll.
• Pfad Artikelbilder (nur für Gambio GX3): Legen Sie hier fest, unter welchem Pfad Artikelbilder gespeichert werden. Diese Option wird nur für die Schnittstelle zu Gambio-GX3-Onlineshops benötigt. Standardmäßig lautet der Pfad: [http://ihr-onlineshop.de/images/product_images/popup_images/).
• Feste Kategorie: Da nicht alle Onlineshops Angaben zu Kategorien in ihren Schnittstellen liefern, können Sie hier vorgeben, ob aus diesem Onlineshop neu importierte Artikel einer festen Artikelkategorie zugewiesen werden sollen.
• Lagerort: Geben Sie hier vor, ob aus diesem Onlineshop neu importierte Artikel automatisch einem Lagerort zugewiesen werden sollen. Importierte Lagerbestände aus dem Onlineshop werden dann automatisch auf den angegebenen Lagerort zugebucht.
• Lagerbestand: Wenn die Option [Lagerbestand] auf „Hinzufügen“ steht, wird der Lagerbestand des Artikels beim Import automatisch dem angegebenen Lagerort hinzugebucht und ein entsprechender Eintrag im Bestandsprotokoll erzeugt.
• Belegadresse/Lieferadresse: Mit diesen Optionen können Sie vorgeben, welche Adressart neu importierte Kunden aus Bestellungen erhalten sollen mit der Unterscheidung zwischen der Rechnungs- und Lieferanschrift.
• Status „Bezahlt“: Geben Sie hier an, welcher Status bei einer Bestellung aktiv ist, wenn die Bestellung (z.B. via PayPal) bezahlt wurde. Wird eine Bestellung mit diesem Status als Rechnung importiert, wird die Zahlung bereits beim Import automatisch in die Rechnung eingetragen.
• Status „Erledigt“: Geben Sie hier an, über welchen Status eine erledigte Bestellung verfügt.
• Lagerbuchungen: Mit der Option [Lagerbestand abgleichen] wird beim Ein- oder Ausbuchen des Artikels in der Faktura automatisch der Lagerbestand des Onlineshops durch den Lagerbestand aus gFM-Business ersetzt.
• Status: Hier kann die ausgewählte Onlineshop-Schnittstelle aktiviert oder deaktiviert werden. Nur aktive Schnittstellen können für den Datenimport ausgewählt werden.

Verbindungstest durchführen

Nach der Einrichtung eines Onlineshops kann die Funktion [Verbindungstest] ausgeführt werden, mit der ein Verbindungstest zum Onlineshop durchgeführt werden kann. Bei erfolgreicher Verbindung erscheint eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm.

Kunden aus dem Onlineshop importieren

Für den Import von Kunden aus dem Onlineshop stehen im CRM-Modul [Kunden] im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung.  Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierte Kunden zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Kunden. Im neuen Fenster werden alle Kunden angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Bereits importierte Kunden werden im Importfenster blau hinterlegt, und die Kunden-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf die Kunden-ID kann ein bereits bestehender Kunde direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Importieren] werden alle ausgewählten Einträge mit allen im Shop erfassten Adressen in das CRM von gFM-Business importiert.

Artikel aus dem Onlineshop importieren

Für den Import von Artikeln aus dem Onlineshop stehen im Modul [Artikelstamm] im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung. Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierten Artikel zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Artikel. Im neuen Fenster werden alle Artikel angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Bereits importierte Artikel werden im Importfenster grün hinterlegt, und die Artikel-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf die Artikel-ID kann ein bereits bestehender Artikel direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Importieren] werden alle ausgewählten Einträge in die Artikelverwaltung von gFM-Business importiert. Steht die Option [Lagerbestand] dieses Onlineshops auf [Hinzufügen] und wurde in den Einstellungen ein Lagerort angegeben, wird beim Import ein etwaiger Lagerbestand automatisch am entsprechenden Lagerort angelegt.

Bestellungen aus dem Onlineshop importieren

Für den Import von Bestellungen aus dem Onlineshop stehen im Modul [Faktura] unter [Aufträge] und [Rechnungen] im Rahmen der Funktion [Daten importieren] alle eingerichteten Onlineshops zur Verfügung. Shopbestellungen können somit wahlweise als Auftrag oder als Rechnung zu gFM-Business übertragen werden. Rufen Sie diese Funktion entweder über das Funktionsmenü am linken unteren Rand der Maske oder in der Menüleiste über das Menü [Funktionen] auf.

Automatischer Import aus dem Onlineshop

Bei automatischer Importmethode werden nach Auswahl des entsprechenden Onlineshops und Klick auf die Schaltfläche [Daten importieren] automatisch alle noch nicht importierten Bestellungen zu gFM-Business übertragen. Nach erfolgtem Import erscheint ein Dialog auf dem Bildschirm, der über die Anzahl übertragener Datensätze informiert.

Auswahl-Import aus dem Onlineshop

Wenn als Importmethode der Auswahl-Import vorgegeben wurde (Standard), erscheint nach Auswahl des Onlineshops ein neues Fenster zur Auswahl aller zu importierenden Bestellungen. Im neuen Fenster werden alle Artikel angezeigt, die sich auf dem entsprechenden Onlineshop befinden.

Bereits importierte Bestellungen werden im Importfenster entsprechend farblich hinterlegt, und die Auftrag-ID und/oder Rechnung-ID aus gFM-Business wird in der entsprechenden Spalte angezeigt. Mit Klick auf eine Auftrags- und Rechnungs-ID kann ein bereits bestehender Beleg direkt aus dem Importfenster aufgerufen werden. Das Fenster für den Datenimport wird dabei nicht geschlossen.

In der ersten Spalte der Liste können Einträge für den Import ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Alle auswählen] können alle noch nicht importierten Einträge automatisch ausgewählt werden. Mit Klick auf die Schaltfläche [Import als Auftrag] werden alle ausgewählten Shopbestellungen als Auftrag in gFM-Business importiert. Mit der Schaltfläche [Import als Rechnung] werden die ausgewählten Shopbestellungen als Rechnung in gFM-Business importiert. Wurde in den Einstellungen für diesen Onlineshop der Status „Bezahlt“ voreingestellt, wird automatisch eine Zahlung in die Rechnung eingetragen, wenn der Status der Bestellung mit dem eingestellten Status „Bezahlt“ übereinstimmt.

Beim Import von Bestellungen aus Gambio-GX3-basierten Onlineshops werden evtl. bestehende Artikeloptionen bzw. Artikelattribute als Text in die Artikelbeschreibung eingefügt. Shopware fügt Artikelvarianten beim Import als Text in die Artikelbezeichnung ein.

Daten zum Onlineshop im CRM-Modul [Kunden]

Im CRM-Modul [Kunden] wird der Onlineshop, aus dem der Kunde importiert wurde sowie die entsprechende ID direkt in der Übersichtsmaske unter den Bemerkungen angezeigt.

Mit Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] rechts neben der Onlineshop-ID können wahlweise dieser Datensatz oder alle aufgerufenen Datensätze aus dem Onlineshop aktualisiert werden. Dabei werden alle Daten aus dem Onlineshop und z.B. durch den Kunden geänderte Adressen neu zu gFM-Business übertragen.

Daten zum Onlineshop in der Faktura

Im Modul [Faktura] wird der Onlineshop, aus dem die Bestellung importiert wurde sowie die entsprechende ID in den Menüs [Aufträge] und [Rechnungen] unter dem Register [Details] angezeigt.

Unter dem Punkt [Onlineshop] wird die ID der Bestellung sowie der Onlineshop angezeigt, aus dem der Beleg importiert wurde. Darunter wird der Bestellstatus angezeigt, der mit der Schaltfläche [Aktualisieren] rechts neben dem Feld aus dem Onlineshop aktualisiert werden kann. Ist bei der Aktualisierung der Status der Bestellung im Onlineshop identisch mit dem Status „Bezahlt“ in den Einstellungen, wird automatisch eine Zahlung zur aufgerufenen Rechnung hinzugefügt.

Daten zum Onlineshop in der Artikelverwaltung

Im Modul [Artikel] wird der Onlineshop, aus dem der Artikel importiert wurde sowie die entsprechende ID unter dem Register [Onlineshop] angezeigt.

Unter dem Punkt [Meta-Angaben] werden, wenn von der Schnittstelle unterstützt, Meta-Angaben des aufgerufenen Artikels angezeigt. Darunter befinden sich weitere Produktdaten und Artikelnummern für den aufgerufenen Artikel. Mit Klick auf die Schaltfläche [Aktualisieren] rechts neben der Bezeichnung des Onlineshops können die Artikeldaten aus dem Onlineshop in gFM-Business aktualisiert werden.

Ab sofort verfügbar

Die neue Version gFM-Business 4.0 ist in allen Versionen ab sofort verfügbar und steht zum Download bereit. Nutzer einer vorherigen Version können das Upgrade auf gFM-Business 4.0 zu einem reduzierten Upgradepreis erwerben. Der Upgrade-Rabatt kann direkt in unserem Onlineshop hinzugebucht werden. Alle Nutzer, die gFM-Business 3.7.5 während der Grace-Period erworben haben, erhalten das Upgrade kostenlos und in den kommenden Tagen automatisch eine Seriennummer für gFM-Business 4.0 per E-Mail.

Download 30-Tage-Testversion

Im folgenden finden Sie das Rechnungsprogramm gFM-Business Light für Mac OS X oder Windows und gFM-Business Professional zum Download. Sie können die Software kostenlos herunterladen und über einen Zeitraum von 30 Tagen ohne Einschränkungen testen. gFM-Business Professional erfordert eine installierte Lizenz oder eine Demoversion von FileMaker Pro.

Download gFM-Business Free

Maximal 100 Datensätze pro Modul. Uneingeschränkt mit gFM-Business Basic.

Download gFM-Business Light (Einzelplatzlizenz)

Download gFM-Business Professional (FileMaker 15-17)