gFM-Business ERP-Software optimal installieren

Die auf der FileMaker-Plattform basierende ERP-Software gFM-Business kann auf vielfältige Weise eingesetzt werden. In der einfachsten Variante erfolgt der Einsatz der Software auf einem Einzelplatz, deren Installation auf macOS und Windows mit dem Installationsprogramm automatisch erfolgt. Im Netzwerk kann das gFM-Business ERP-System mit FileMaker Pro oder FileMaker Go auf dem Apple iPad von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden.

Doch auch die Einzelplatzversionen können so eingerichtet werden, dass sie auf mehreren Computern genutzt werden kann. Mehrplatzlizenzen können außerdem auf einem FileMaker Webserver installiert werden, um ortsunabhängige Zugriffe auf die Datenbank zu erlauben. Erfahren Sie in diesem Beitrag, auf welche Weise Sie die gFM-Business ERP-Software optimal für Ihre Zwecke einsetzen und installieren können.

gFM-Business Dokument- und Systemordner

Einer der wichtigsten Bestandteile von gFM-Business ist der Dokumentordner. In diesem Ordner werden alle von gFM-Business erzeugten Dokumente gespeichert, wenn die automatische Archivierung von Belegen und Dokumenten aktiviert wurde. Der Dokumentordner ist unabhängig vom Standort der Datenbanken. Auf macOS und Windows muß jede Arbeitsstation Zugriff auf diesen Ordner haben, mit der die gFM-Business ERP-Software verwendet werden soll.

Die Installation von gFM-Business enthält folgende Verzeichnisse:

• gFM-Business Datenbankordner – Die Datenbanken von gFM-Business enthalten alle in der Software gespeicherten Daten sowie die Programmlogik. Bei gFM-Business free, Basic und Light befinden sich die Datenbanken im Ordner [gFM-Business free] oder [gFM-Business Light], der standardmäßig unter macOS im Programmordner des Mac und unter Windows im Dokumentverzeichnis des angemeldeten Benutzers installiert wird. Bei gFM-Business Professional befinden sich die Datenbanken im Verzeichnis [Datenbanken], das sich innerhalb des Hauptverzeichnisses von gFM-Business befindet.
• gFM-Business Dokumentordner – Der gFM-Business Dokumentordner enthält Verzeichnisse zur Ablage von Dokumenten, die in gFM-Business erzeugt wurden sowie das Systemverzeichnis, das für die Ausführung einiger Funktionen in gFM-Business benötigt wird. Die Position des gFM-Business Dokumentordners ist variabel und wird in der Benutzerverwaltung der Software separat für macOS (obere Zeile) und Windows (untere Zeile) für jeden Benutzer vorgegeben. Durch Klick auf das Pfeil-Symbol vor dem Feld erscheint ein Dialogfeld zur Auswahl des Dokumentordners.

Bei der Einzelplatzversion von gFM-Business Professional befinden sich die gFM-Business-Datenbanken standardmäßig im Ordner [Datenbanken] des gFM-Business-Ordners. Wenn der gFM-Business Dokumentordner auf einem Netzlaufwerk zur gemeinsamen Nutzung eingerichtet werden soll, sollte der Ordner [Datenbanken] aus Performancegründen auf dem lokalen Computer verbleiben. Wenn das Dokumentverzeichnis an eine andere Position oder auf ein anderes Laufwerk verschoben wird, muß dies der gFM-Business ERP-Software durch die Einstellung in der Benutzerverwaltung für jeden Benutzer mitgeteilt werden (siehe oben).

Installation auf einem Einzelplatz (free/Basic, Light)

Für die Nutzung der Software auf einem Einzelplatz ist gFM-Business mit der free/Basic-Version als Rechnungsprogramm oder mit der Light-Version als ERP-Software mit erweitertem Funktionsumfang erhältlich. Alle folgenden Hinweise beziehen sich nicht auf die Einzelplatzversion von gFM-Business Professional, die mit FileMaker Pro genutzt wird. Die Installation von gFM-Business Professional ist identisch mit der Installation im Netzwerk, siehe nächstes Kapitel.

Bei einer Standardinstallation von gFM-Business free, Basic und Light werden folgende Komponenten auf Ihrer Festplatte installiert:

Installation auf macOS

• Ordner gFM-Business free/Light im Programmordner Ihres Mac. Diesen schieben Sie einfach vom Installations-Image in Ihren Programmordner.
• Dokumentordner gFM-Business im Dokumentordner des angemeldeten Benutzers. Dieser wird erst nach dem Start von gFM-Business innerhalb des Einrichtungsassistenten automatisch erzeugt.

Installation unter Windows

• Ordner gFM-Business free/Light im Dokumentordner des angemeldeten Benutzers
• Dokumentordner innerhalb des gFM-Business-Ordners

Installation auf einem externen Medium (Festplatte, USB-Stick)

Die Einzelplatzversionen von gFM-Business können für die Nutzung auf mehreren Geräten auch auf einem externen Medium wie einem USB-Stick oder einer externen Festplatte installiert werden. Dabei kann die Software auf beliebig vielen Computern des gleichartigen Betriebssystems (Mac oder Windows) genutzt und auf dem externen Medium transportiert werden.

Verschieben Sie dazu den Ordner gFM-Business free/Light auf das externe Medium. Unter macOS finden Sie diesen Ordner im Programmordner Ihres Mac, unter Windows im Dokumentordner des angemeldeten Benutzers. Verschieben Sie unter macOS auch den Dokumentordner gFM-Business auf das externe Medium, den Sie im Dokumentordner des angemeldeten Benutzers finden.

Starten Sie die Software künftig nur noch direkt von Ihrem externen Medium (Mac: gFM-Business.app, Windows: gFM-Business.exe). Richten Sie nach dem ersten Start das Dokumentverzeichnis für alle Benutzer in der Benutzerverwaltung von gFM-Business ein (siehe oben). Alle Daten werden dann künftig ausschließlich auf dem externen Medium gespeichert.

Installation im Netzwerk mit FileMaker (Professional)

Um die gFM-Business ERP-Software im Netzwerk zu nutzen, ist eine Mehrplatzlizenz erforderlich mit der Anzahl an Netzplatzlizenzen gleichzeitiger Zugriffe auf die Datenbank. Auf jedem Mac- oder Windows-Computer, der auf die Datenbank zugreifen soll, muss eine gültige Lizenz von FileMaker Pro installiert sein.

FileMaker Pro auf Mac oder Windows installieren

Für die Nutzung von gFM-Business im Netzwerk installieren Sie auf jeder Mac- oder Windows-Arbeitsstation, die auf die Software zugreifen soll, eine Lizenz von FileMaker Pro. Die Installation erfolgt am Einfachsten mit dem Installationsprogramm von FileMaker. Soll auch von einem iPad aus auf die Datenbank zugegriffen werden, installieren Sie auf dem iPad FileMaker Go, das Sie kostenlos aus dem App Store herunterladen können. Sie haben noch keine FileMaker-Lizenz und möchten gFM-Business Professional einmal ausprobieren? Laden Sie gerne eine 45-Tage-Testversion von Claris FileMaker Pro herunter.

Datenbanken auf den Host-Computer kopieren

Wenn Sie gFM-Business ohne FileMaker Server mit FileMaker Pro im Netzwerk nutzen möchten, richten Sie nun den sogenannten „Peer-to-Peer“-Betrieb ein. Dieser Betriebsmodus kann mit bis zu fünf Clients im Netzwerk genutzt werden. Dabei fungiert eine Ihrer Arbeitsstationen als „Server“, um die Datenbanken für alle weiteren Arbeitsstationen im Netzwerk freizugeben.

Überlegen Sie zunächst, welche Arbeitsstation Sie künftig als Host-Computer nutzen möchten. Dabei sollten Sie möglichst den Computer eines Nutzers auswählen, der seinen Computer i.d.R. als erster Benutzer einschaltet. Haben Sie sich für einen Computer entschieden, kopieren Sie die zu gFM-Business zugehörigen Datenbanken mit der Endung .fmp12 auf diesen Computer.

Peer-to-Peer-Sharing aktivieren

Damit die Datenbanken mit FileMaker Pro im Netzwerk freigegeben werden können, müssen Sie auf dem Host-Computer einmalig das Peer-to-Peer-Sharing aktivieren. Starten Sie dazu zunächst gFM-Business(.fmp12) mit FileMaker Pro. Öffnen Sie ein Modul in gFM-Business, zum Beispiel die Kundenverwaltung. Wählen Sie nun in der Menüleiste folgenden Menüpunkt aus:

Ablage/Datei > Sharing > Mit FileMaker-Clients gemeinsam nutzen

Wählen Sie nun in der linken Spalte [Aktuell geöffnete Dateien] nacheinander jede angezeigte Datei aus und klicken oben unter [Netzwerk-Sharing] jeweils auf die Option [Ein]. Danach bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [OK]. Alle Datenbanken von gFM-Business werden nun im im Netzwerk zur Nutzung auf anderen Arbeitsstationen freigegeben.

gFM-Business vom Client aus öffnen

Auf den Client-Arbeitsstationen genügt die Installation von FileMaker Pro – die gFM-Business-Datenbanken müssen nicht auf die Client-Computer kopiert werden. Wenn gFM-Business durch einen Host-Computer im Netzwerk freigegeben wird, öffnen Sie die Datenbank auf dem Client wie folgt:

• Starten Sie FileMaker Pro auf dem Client-Computer
• Wählen Sie in der Menüleiste die Funktion [Ablage/Datei > Remote öffnen]
• Wählen Sie in der linken Spalte den Host-Computer aus
• Wählen Sie in der rechten Spalte die Datenbank [gFM-Business] aus
• Bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [Öffnen]

gFM-Business wird daraufhin vom Host-Computer geöffnet. Die Daten werden dabei nicht auf dem Client-Computer gespeichert, sondern auf dem Host-Computer, der die Datenbanken im Netzwerk freigibt.

Installation im Netzwerk mit FileMaker Server

Wenn die gFM-Business ERP-Software im Netzwerk auf mehr als fünf Arbeitsstationen genutzt werden soll, ist für die Freigabe im Netzwerk FileMaker Server erforderlich. FileMaker Server ist für macOS- und Windows-Computer erhältlich. Installieren Sie im ersten Schritt FileMaker Server mit dem von FileMaker gelieferten Installationsprogramm.

Übertragung der Datenbanken auf den FileMaker Server

Im nächsten Schritt übertragen Sie die FileMaker-Datenbanken mit der Endung .fmp12 auf den FileMaker Server. Dies kann entweder in FileMaker Pro mit der Menüleisten-Funktion [Ablage/Datei > Sharing > Auf FileMaker Server hochladen] oder manuell erfolgen. Wenn Sie die Datenbanken manuell auf den FileMaker Server kopieren, legen Sie diese in das folgende Zielverzeichnnis:

/Library/FileMaker Server/Data/Databases

Wenn Sie die Datenbanken manuell auf den Server kopieren, müssen Sie auf macOS nach dem Kopiervorgang die Dateisystemrechte jeder Datenbank für den Benutzer fmserver user auf [Lesen und schreiben] setzen. Klicken Sie dazu im Finder jede Datenbank mit der Endung .fmp12 an und wählen mit der rechten Maustaste die Funktion [Information] oder drücken die Tastenkombination [cmd-i]. Fügen Sie im unteren Bereich des Info-Dialogs den Benutzer fmserver user mit Lese- und Schreibrechten hinzu.

gFM-Business vom Client aus öffnen

Wenn gFM-Business durch einen FileMaker Server im Netzwerk freigegeben wird, öffnen Sie die Datenbank auf dem Client wie folgt:

• Starten Sie FileMaker Pro auf dem Client-Computer
• Wählen Sie in der Menüleiste die Funktion [Ablage/Datei > Remote öffnen]
• Wählen Sie in der linken Spalte den Host-Computer aus
• Wählen Sie in der rechten Spalte die Datenbank [gFM-Business] aus
• Bestätigen Sie den Dialog mit der Schaltfläche [Öffnen]

gFM-Business wird daraufhin vom FileMaker Server geöffnet. Die Daten werden dabei nicht auf dem Client-Computer gespeichert, sondern auf dem FileMaker Server, der die Datenbanken im Netzwerk freigibt.

Installation zur ortsunabhängigen Nutzung im Internet

Wenn Sie ortsunabhängig über das Internet auf gFM-Business zugreifen möchten, gibt es für diesen Zweck folgende Optionen:

Freigabe mit eigenem FileMaker Server

Installation eines eigenen FileMaker-Servers, der über das Internet freigegeben wird. Bei dieser Option kann sich der FileMaker Server entweder im lokalen Netzwerk oder in einem Rechenzentrum befinden. Wenn sich der Server im lokalen Netzwerk befinden soll, berücksichtigen Sie bitte, daß das lokale Netzwerk über eine ausreichende Geschwindigkeit in das Internet verfügt. FileMaker Server ist für macOS-, Windows- und Linux-Computer erhältlich.

Freigabe mit der Fritz!Box und FileMaker Pro oder Server

In einem separaten Beitrag erläutern wir, wie FileMaker-Datenbanken und damit auch gFM-Business mit einer Fritz!Box über das Internet freigegeben werden können. Dabei kann die Freigabe wahlweise mit FileMaker Pro für bis zu vier weitere gleichzeitige Zugriffe oder mit FileMaker Server erfolgen.

Freigabe auf einem Server eines Hosting-Anbieters

Soll ausschließlich standortunabhängig über das Internet auf die FileMaker-Datenbanken zugegriffen werden, bietet es sich an, die Datenbanken auf einem schnellen Webserver in einem Rechenzentrum zu mieten. Für diesen Zweck gibt es einige Anbieter, die sich auf das Hosting von FileMaker-Datenbanken spezialisiert haben, z.B. Honds in Deutschland oder Walkingtoweb in der Schweiz.

Freigabe mit der Claris FileMaker Cloud

Claris bietet mit der FileMaker Cloud ein Gesamtpaket an, mit dem FileMaker-Datenbanken extrem performant über das Internet freigegeben werden können. Die Claris FileMaker Cloud basiert technisch auf Amazon Web Services (AWS) und stellt damit eine sehr schnelle Infrastruktur bereit. Mehr Informationen zur FileMaker Cloud finden Sie im Claris Store.

Geeignete Softwarelizenzen für die Nutzung im Netzwerk

• gFM-Business Basic, Mehrplatzlizenz (ab 299 Euro zzgl. 19% MwSt.)
• gFM-Business Professional, Mehrplatzlizenz (ab 799 Euro zzgl. 19% MwSt.)

Alle Mehrplatzlizenzen der gFM-Business ERP-Software erfordern eine separate Lizenz des MBS FileMaker Plugin sowie für jeden gleichzeitigen Zugriff eine Lizenz von FileMaker Pro.

Installation von gFM-Business auf einem Apple iPad

Zur lokalen Installation der gFM-Business ERP-Software mit FileMaker Go auf einem Apple iPad haben wir einen separaten Beitrag verfaßt.