gFM-Business 5.5 mit Aufgaben-Modul und vielen neuen Funktionen

Soeben haben wir die gFM-Business ERP-Software in aktualisierter Version 5.5 veröffentlicht. Neben einer neuen Direktsuche im Hauptmenü und einem systemweiten neuen Aufgaben-Modul enthält die neue Software viele weitere neue Funktionen, die Ihre tägliche Arbeit mit der ERP-Software erleichtern. In der neuen Version haben wir außerdem an verschiedenen Stellen die Geschwindigkeit bei Ausführung über das Netzwerk oder Internet verbessert. Der in gFM-Business Professional enthaltene Kalender kann nun nicht nur Termine per Klick in den Apple-Kalender übertragen, sondern auf Wunsch auch Kalender mit dem Mac oder iPhone synchronisieren. Erfahren Sie im folgenden Artikel, welche neuen Funktionen und Verbesserungen gFM-Business 5.5 enthält. Die neue Version steht ab sofort zum Download zur Verfügung und ist für alle Inhaber einer Version-5-Lizenz kostenlos.

Neue Direktsuche im Hauptmenü

gFM-Business 5.5 enthält in allen Versionen eine neue Funktion, mit der eine direkte Suche und Aufruf vieler Daten im Hauptmenü möglich ist. Das in den vorherigen Versionen enthaltene Register [Direktsuche] wurde entfernt. Mit der neuen Direktsuche im Hauptmenü ist jeder Kunde, Beleg oder andere Daten nur noch einen Mausklick entfernt. Alle Daten, mit denen eine Direktsuche im Hauptmenü möglich sind, verfügen über ein Lupen-Symbol neben der Modul-Schaltfläche. Aufgrund der Vielzahl an Modulen haben wir die Ansicht im Hauptmenü ab sofort standardmäßig auf [Nur Hauptmodule] eingestellt.

Mit einem Mausklick auf das Lupen-Symbol wird die Direktsuche für den gewählten Datentyp in einem Overlay-Fenster aufgerufen. Im Suchfeld in der rechten oberen Ecke können beliebige Suchbegriffe wie Kontaktname oder auch die Kundenart eingetragen werden.

Mit einem Mausklick auf einen Eintrag wird der Kunde, das Dokument oder der Beleg im jeweiligen Modul direkt aufgerufen und kann sofort bearbeitet werden. Die neue Suchfunktion im Overlay-Fenster haben wir systemweit an vielen weiteren Stellen integriert, an denen die Daten in vorherigen Versionen nur über ein Dropdown-Menü ausgewählt werden konnten. Auf diese Weise können beliebige Daten einfacher und schneller ausgewählt werden.

Mit der Direktsuche können im Hauptmenü folgende Daten per Mausklick und Suchfunktion aufgerufen werden:

• Kunden/Kontakte
• Dokumente und Vorlagen
• Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen
• Artikel/Produkte
• Chargen
• Projekte
• Betriebsinventar
• Personal

Neues systemweites Aufgaben-Modul

gFM-Business Light und Professional enthalten im Modul [Unternehmen] das neue Modul [Aufgaben], das systemweit in viele weitere Module eingebunden wurde. Mit dem neuen Aufgaben-Modul können bestimmte Prozesse und Aufgaben einfach und schnell an beliebige Mitarbeiter delegiert werden. Dabei kann eine Aufgabe mit vielen Daten aus gFM-Business verbunden werden, so dass diese Daten direkt aus der Aufgabe heraus per Mausklick aufgerufen werden können.

Aufgaben können in anderen Modulen wie z.B. CRM, Faktura, Artikelverwaltung oder Projektmanagement direkt mit der Funktion „Neue Aufgabe“ erstellt werden und enthalten dann automatisch eine Verknüpfung zum entsprechenden Datensatz aus dem jeweiligen Modul.

Um eine Datei zu einer Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie das gewünschte Datei-Feld an, woraufhin sich ein Popoverfenster mit einer vergrößerten Vorschau öffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das weiße Vorschaufeld und wählen den Eintrag „Datei einfügen“ aus. Nach Auswahl Ihrer Datei wird die Datei im gewählten Datei-Feld gespeichert. Möchten Sie die Datei wieder löschen, klicken Sie im Vorschau-Popover das Dateifeld an und drücken auf der Tastatur die „Entfernen“-Taste.

Funktionen des Aufgaben-Moduls

Im Modul [Unternehmen > Aufgaben] werden alle vorhandenen Aufgaben in Listenform und absteigender Reihenfolge angezeigt. Im unteren Bereich wird eine Liste aller erledigten Aufgaben angezeigt. In der Titelzeile des Registers [Aufgaben] kann die angezeigte Liste nach Mandant, Mitarbeiter oder nach einem beliebigen Suchbegriff gefiltert werden.

Mit dem Symbol [+] am rechten Rand der Titelzeile kann eine neue Aufgabe hinzugefügt werden. Dabei können im Popover-Dialog folgende Daten zu einer Aufgabe gespeichert werden:

• Mandant (dem die Aufgabe zugewiesen werden soll, nur Professional)
• Titel (Bezeichnung der Aufgabe)
• Mitarbeiter (dem die Aufgabe zugewiesen werden soll)
• Priorität
• Fälligkeitsdatum und Uhrzeit
• Datei 1 und Datei 2 (in jeder Aufgabe können bis zu zwei Dateien gespeichert werden)
• Bemerkungen

Mit dem Symbol [x] am linken Rand einer Aufgabe kann die Aufgabe aus der Datenbank gelöscht werden. Mit dem Kalender-Symbol darunter kann die Aufgabe in gFM-Business Professional in den Kalender übertragen werden.

Verknüpfung zu anderen Daten

Jede Aufgabe kann mit anderen Daten aus gFM-Business verbunden werden. Für eine Übersicht aller verbundenen Daten öffnet sich bei Klick auf die laufende Nummer einer Aufgabe ein entsprechendes Popoverfenster.

In diesem Popoverfenster werden alle verbundenen Daten einer Aufgabe angezeigt und können per Mausklick direkt aufgerufen werden. Mit Klick auf die ID auf der linken Seite können Daten mit der Aufgabe verknüpft werden. Es öffnet sich daraufhin ein Overlay-Fenster, in dem der gewünschte Datensatz gesucht und ausgewählt werden kann.

Mit Klick auf die Bezeichnung (hier z.B. „Falk Scherer GmbH“) wird der angezeigte Datensatz in seinem jeweiligen Modul aufgerufen.

Mit Klick auf das rote Symbol [x] am rechten Rand kann die Verbindung der Aufgabe mit dem entsprechenden Datensatz entfernt werden.

Aufgabenfenster zur systemweiten Anzeige von Aufgaben

Mit der Funktion [Aufgabenfenster] können die Aufgaben in einem neuen, schwebenden Fenster angezeigt werden. Im Aufgabenfenster stehen alle Funktionen zur Filterung der Einträge zur Verfügung. Das Aufgabenfenster wird in Bezug auf alle anderen gFM-Business-Fenster immer im Vordergrund angezeigt. Mit Klick auf das Feld [Lfd. Nr.] kann das Popoverfenster „Verbundene Daten“ geöffnet werden, in dem sich alle verbundenen Daten anzeigen und aufrufen lassen.

Neue Aufgaben aus anderen Modulen heraus erstellen

Alle Module, dessen Datensätze mit Aufgaben verknüpft werden können, enthalten ab sofort die Funktion [Neue Aufgabe], um eine Aufgabe auch beispielsweise direkt aus einem Kunden oder einem Angebot heraus neu zu erstellen. Dabei werden alle weiteren möglichen Verknüpfungen automatisch erstellt – bei einem Angebot wird die Aufgabe also nicht nur mit dem Angebot verknüpft, sondern auch mit dem dem Angebot zugeordneten Kunden.

Die Funktion [Neue Aufgabe] steht ab sofort in folgenden Modulen zur Verfügung:

• Kundenverwaltung auf allen Masken
• Korrespondenz, Dokumente und Vorlagen
• Faktura, Angebote
• Faktura, Aufträge
• Faktura, Lieferscheine
• Faktura, Rechnungen
• Faktura, Gutschriften
• Faktura, Mahnungen
• Faktura, Bestellungen
• Artikelverwaltung auf allen Masken
• Artikel, Chargen
• Unternehmen, Inventar
• Unternehmen, Projekte

Verbessertes Kalender-Modul mit Synchronisation von Terminen

Im Kalender-Modul wurden einige Details verbessert, die Benutzeroberfläche optimiert und die Mehrsprachigkeit eingebunden. Termine können ab sofort nicht nur für die Nutzung in anderen Kalendern wie iCal oder Outlook exportiert werden, sondern auf Macintosh-Computern auch mit dem Apple-Kalender, iPhone und iPad  synchronisiert werden. Für die Einstellungen zur Synchronisation haben wir ein neues Symbol in den Kalender integriert, über das sich das Einstellungs-Popover für die Synchronisation öffnen läßt.

Synchronisation zwischen Kalendern einrichten

Wird die Synchronisation erstmalig auf einem Mac ausgeführt, muß zunächst einmal die Schaltfläche [Autorisieren] betätigt werden, um den Zugriff auf den Apple-Kalender im Rahmen der macOS-Sicherheitseinstellungen zu erlauben.

Um einen Apple-Kalender mit einem Kalender aus gFM-Business zu synchronisieren, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche [Auswählen], um einen Apple-Kalender für die Synchronisation auszuwählen. Wählen Sie daraufhin im Feld [Synchronisieren auf] einen Kalender aus gFM-Business aus. Mit Klick auf die Schaltfläche [Synchronisieren] wird der Abgleichsvorgang sofort gestartet und die Zuordnung der beiden Kalender gespeichert und daraufhin im Bereich „Verbundene Kalender“ angezeigt. Beim Synchronisationsvorgang werden alle Termine des gFM-Business-Kalenders auf den Apple-Kalender synchronisiert und umgekehrt.

Synchronisation von Kalendern entfernen

Soll eine Verbindung von Kalendern zur Synchronisation wieder entfernt werden, kann dies in den Einstellungen des gFM-Business-Kalenders durchgeführt werden. Der Popoverdialog zur Bearbeitung eines Kalenders enthält dazu ebenfalls das Feld [Synchronisation mit] und eine Schaltfläche zum Entfernen der Verbindung für die Synchronisation.

Termine in einer Listenansicht anzeigen und suchen

Das Kalender-Modul enthält ab sofort eine neue Listenansicht, die im oberen Bereich mit der Schaltfläche [Liste] aufgerufen werden kann.

Wie in allen anderen Ansichten auch können die Listeneinträge der anzuzeigenden Kalender in der linken Kalenderliste gefiltert werden. Außerdem können die Einträge nach Zeitraum und beliebigem Suchbegriff am oberen Rand über den Listeneinträgen gefiltert werden. Mit Klick auf einen Kalendereintrag kann dieser bearbeitet werden.

Anzahl letzter Vorgänge im Hauptmenü einstellbar

Unter [Einstellungen > Vorgaben > Faktura] kann mit dem Popover-Dialog unter der Schaltfläche [Hauptmenü] ganz unten rechts eingestellt werden, wieviele letzte Vorgänge im Hauptmenü angezeigt werden sollen. Die Anzahl bezieht sich dabei jeweils auf eine Belegart – bei 20 werden also z.B. die letzten 20 Angebote, die letzten 20 Aufträge usw. angezeigt. Da die Anzeige der letzten Vorgänge in Echtzeit berechnet wird, ist eine geringere Anzahl anzuzeigender Vorgänge performanter als eine höhere Anzahl. Dies macht sich vor allem im Netzwerkbetrieb von gFM-Business bemerkbar. Standardmäßig zeigt gFM-Business jeweils die letzten 20 Belege aus der Faktura an.

Faktura: Zuordnung eines Belegs zu einem Projekt

In gFM-Business 5.5 ist es möglich, einen Beleg direkt in der Faktura einem Projekt zuzuordnen. Dafür haben wir ein neues Popoverfenster integriert, das sich mit Klick auf die Belegnummer öffnen läßt.

In diesem neuen Popoverfenster kann der Beleg neben der Einstellung zur Kundennummer und der Lieferanschrift auch zu einem Projekt zugeordnet werden. Mit Klick auf das Feld [Projekt-Nr.] kann ein Projekt gesucht und ausgewählt werden, das nach Auswahl zum Beleg zugeordnet wird. In der Projektverwaltung wird der entsprechende Beleg dann auch im jeweiligen Projekt angezeigt und kann dort ggf. auch wieder entfernt werden.

Mehrsprachige E-Mail-Texte in allen Drucklayouts

In allen Drucklayouts können ab sofort die Texte für den E-Mail-Versand in allen installierten Sprachen voreingestellt werden. In der Maske unter [Einstellungen > Drucklayouts > Details] befindet sich in jedem Eintrag eines Drucklayouts eine neue Schaltfläche mit Weltkugel-Symbol, über die ein Popover-Dialog zur Pflege der E-Mail-Texte in allen Sprachen aufgerufen werden kann.

Auf diese Weise können beispielsweise Belege aus der Faktura, die in einer anderen Sprache als Deutsch erzeugt werden, automatisch mit einem E-Mail-Text in der entsprechenden Sprache versendet werden. Die Sprache des E-Mail-Textes entspricht dabei der eingestellten Sprache im Beleg.

Logfile für Sprachen und Übernahme angepaßter Sprachen

Im Modul [Einstellungen > Sprachen] haben wir eine Logdatei für Anpassungen innerhalb der Sprachtabelle integriert. In diesem Logfile werden automatisch alle Änderungen an der Sprachtabelle erfaßt. Das Logfile kann im Modul [Einstellungen > Sprachen] durch Klick auf das Symbol [Listenansicht] am unteren rechten Rand der Maske aufgerufen werden.

Bei der Datenübernahme aus einer alten Version im Rahmen eines Updates werden alle angepaßten oder neu erstellten Sprachsätze aus Ihrer alten Version übertragen. Alle Texte der neuen Version werden erst daraufhin auf Basis des Sprachen-Logfiles in Ihre übernommene Sprachdatei eingetragen.

Weitere Detail-Verbesserungen in gFM-Business

gFM-Business 5.5 enthält viele weitere Verbesserungen im Detail:

Optimierte Kundenauswahl in vielen Funktionen

In vielen Funktionen haben wir die neue Kundenauswahl mit Schnellsuche integriert, um Kunden im Rahmen der Funktion schneller auffinden und auswählen zu können. Folgende Funktionen enthalten die neue Kundenauswahl mit Schnellsuche:

• Kunden – Auswahl des zugeordneten Kunden in Funktionen „Neues Dokument“, „Neue Lastschrift“, „Neues SEPA-Mandat“, „Neuer SEPA-Transfer“
• Korrespondenz – Auswahl des zugeordneten Kontakts, Funktion „Neues Dokument“
• Faktura – Alle Belegarten, Auswahl des Belegempfängers und Lieferanschrift
• Artikel > Chargen – Auswahl des zugeordneten Lieferanten

Listenansichten mit zuschaltbaren Gesamtsummen

In den Listenansichten aller Belegarten im Faktura-Modul werden die Gesamtsummen standardmäßig ausgeblendet und ersetzt durch die neue Schaltfläche [Summen einblenden]. Mit Klick auf diese Schaltfläche werden die Gesamtsummen der aufgerufenen Belege berechnet und angezeigt. Diese Funktion dient zur Verbesserung der Performance vor allem im Netzwerkbetrieb, da die Berechnung der Gesamtsummen Zeit in Anspruch nimmt und die Summen nicht immer bei Aufruf der Listenansicht benötigt werden.

Verbesserte Suchfunktion für E-Mail-Adressen

Wenn in FileMaker nach einem „@“-Zeichen gesucht werden soll, muß dieses Zeichen im Suchenmodus mit einem vorangehenden Backslash „\“ gekennzeichnet werden, weil dieses Zeichen im Suchenmodus auch als Platzhalter verwendet werden kann. Um einfacher nach E-Mail-Adressen suchen zu können, haben wir die entsprechenden Felder mit einer Funktion versehen, die den Backslash nach Eingabe einer E-Mail-Adresse automatisch hinzufügt.

Verbesserte Performance im E-Mail-Client

Die allgemeine Performance im Mailclient zwischen dem Aufruf verschiedener Layouts wurde verbessert.

Übernahme der Sprachdatei für angepaßte oder erweiterte Felder

Bei der Datenübernahme im Rahmen eines Updates wird ab sofort die geänderte Sprachdatei übernommen, wenn Änderungen oder Erweiterungen an der Sprachdatei, z.B. für Drucklayouts, vorgenommen wurden. Das Modul [Sprachen] enthält ab sofort eine neue Listenansicht, das ein Logfile aller Änderungen an der Sprachdatei beinhaltet.

Kassenbuch und Onlineshop-Schnittstelle mandantenfähig

In gFM-Business Professional 5.5 kann das Kassenbuch im Faktura-Modul und die Onlineshop-Schnittstelle nun getrennt für jeden Mandanten verwendet werden. Die Bildschirmlayouts enthalten zu diesem Zweck jeweils das Feld [Mandant-ID] zur Zuordnung der Datensätze zu einem Mandanten. Die Funktion [Neues Dokument] im CRM-Modul [Kunden] enthält ab sofort ebenfalls das Feld [Mandant-ID] zur direkten Zuordnung des neuen Dokuments zu einem Mandanten.

Versionshistorie von gFM-Business 5.5.0

• Hauptmenü: Anzahl letzter Belege im Register „Vorgänge“ ist nun einstellbar in [Einstellungen > Vorgaben] unter der Schaltfläche [Hauptmenü]. Darstellung der Statistik optimiert. Automatische Korrektur der Darstellung des Diagramms bei Aufruf des Registers „Statistik“ und Größenänderung des Fensters. Neue Direktsuche-Funktion im Hauptmenü für Module Kunden, Dokumente, Vorlagen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Bestellungen, Artikel, Chargen, Projekte, Betriebsinventar und Personal. Diese Funktion kann lösungsweit in allen Prozessen zur Auswahl verwendet und für weitere Prozesse oder Daten erweitert werden. Altes Register „Direktsuche“ im Hauptmenü entfernt.
• E-Mail: Allgemeine Performance im Mailclient verbessert. Sprache wird nur neu geladen, wenn Variablen noch nicht geschrieben wurden. Anzeige der Bildschirmlayouts optimiert.
• iPad: Anzeige stornierter Belege in den Faktura-Modulen „Aufträge“, „Rechnungen“ und „Gutschriften“. Filterung von Einträgen im Hauptmenü nach Hauptmodulen hinzugefügt.
• Drucklayouts: Mehrsprachige E-Mail-Begleitschreiben
• Suchenmodus: Optimierte Suchfunktion zur Suche von E-Mail-Adressen
• Sprachen: Übernahme modifizierter Sprachdaten (z.B. für Drucklayouts) aus Altversion. Automatische Erzeugung eines Logfiles über alle Änderungen in der Sprachtabelle mit Speicherung von Bezug, Feldname und Feldinhalt. Anzeige über Listenansicht-Schaltflächen in „Einstellungen > Sprachen“.
• Unternehmen: Neues Modul [Aufgaben], implementiert auf Screen-Layouts, Master-Detail-Layouts und iPad-Layouts. Funktion „Neue Aufgabe“ implementiert in Kunden, Korrespondenz und Vorlagen, Artikel, Chargen, Projekte und Inventar.
• Kalender: Unterstützung für Mehrsprachigkeit implementiert mit Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch. Monatsname in Überschriften wird in Sprache der Systemeinstellung angezeigt. Listenansicht aller Termine implementiert mit Filtermöglichkeit nach Volltextsuche, Startdatum und Enddatum. Synchronisation von Terminen mit Apple Kalender, iPhone usw. Unterstützung beliebig vieler Kalender für Synchronisation. Automatische Synchronisation zum Apple-Kalender beim Hinzufügen, Editieren und Löschen eines Termins. Sync-Dialog mit Auswahl aller verbundenen Apple-Kalender für Synchronisation per Mausklick.
• Kunden: Fehler in Script „Liefersperre“ behoben, bei dem im Warndialog kein Text angezeigt wurde. Fehler behoben: Funktionen „Neues Dokument“ und „Neues Seriendokument“ im CRM fügten keinen Mandanten in das neue Dokument ein.
• Korrespondenz: Direktsuche für Kundenauswahl integriert. Neue Kundenauswahl mit Volltextsuche in Dialog „Neues Dokument“ integriert.
• Faktura: Zuordnung von Belegen zu Projekten aus der Projektverwaltung integriert über neues Popoverfenster auf der Beleg-ID. Fehler im Kassenbuch behoben, bei manuellen Buchungen wurde die Mandant-ID nicht im Buchungssatz erfaßt. Direktsuche für Kundenauswahl der Beleg- und Lieferanschrift in allen Belegarten integriert. Neue Kundenauswahl mit Volltextsuche in Dialog „Neue Lastschrift Inland“ integriert. Neue Kundenauswahl mit Volltextsuche in Dialog „Neues SEPA-Mandat“ integriert. Neue Kundenauswahl mit Volltextsuche in Dialog „Neuer SEPA-Transfer“ integriert. Mouseover-Effekte bei allen Objekten hinzugefügt, mit denen sich ein Popoverfenster öffnen läßt. Listenansichten mit Summierungen erweitert um Funktion zum Aus- und Einblenden der Summenfelder. Bessere Performance, da Summen nur nach Bedarf berechnet werden. Implementiert auf Listenansichten von Kunden, Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Bestellungen. Bei aktivierten Master-Detail-Layouts springt gFM-Business nach Belegwandlung nun in das entsprechende Master-Detail-Layout. Fehler behoben: Bei Änderung der Anzahl einer Position wurden bei individuell veränderten Werten von Artikelnummer, Bezeichnung oder Beschreibung diese Felder geleert. Beim Duplizieren eines Belegs werden Artikelnummer, Bezeichnung und Beschreibung ab sofort hart aus dem Quellbeleg kopiert.
• Artikel – Chargen: Direktsuche für Kundenauswahl integriert. Echtzeitberechnung für Layout „scr.Artikel_Chargen“ hinzugefügt.
• Onlineshop-Schnittstelle: Fehler behoben, bei dem in der Onlineshop-Schnittstelle für WooCommerce, Gambio und Shopware bei neuen Datensätzen der Mandant nicht automatisch eingetragen wurde.
• Systemweit: Titelfarbe deaktivierter Symbole in Symbolleiste korrigiert auf Layouts „scr.Einstellungen_Firmenstamm“, „scr.Einstellungen_Vorgaben“, „scr.Einstellungen_Drucklayouts“, „scr.Einstellungen_Erscheinungsbild“, „scr.Einstellungen_Benutzer“, „scr.Einstellungen_Ereignisprotokoll“, „scr.Einstellungen_Sprachen“, „scr.Unternehmen_Fahrtenbücher“, „scr.Unternehmen_Statistik“ (alle), „scr.Faktura_Kassenbuch“, „scr.Korrespondenz_EMails“, „scr.Korrespondenz_Archiv“. Funktionsmenü in Listenansichten optimiert: Kunden, Korrespondenz, Vorlagen, Faktura (alle Belegarten), Artikelstamm, Chargen, Projekte, Inventar. Fettschrift für aktivierte Registersteuerelemente auf allen Masken hinzugefügt.